I.- Contesto di riferimento
Il d.lgs. n. 24/2023, di recepimento nell’ordinamento italiano della Direttiva (UE) 2019/1937 del 23 ottobre 2019, «riguardante la protezione delle persone che segnalano vio-lazioni del diritto dell’Unione», ha riformato in modo strutturale la materia del c.d. Whistle-blowing, incidendo direttamente sui modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti dal d.lgs. n. 231/2001 (di seguito “Modelli organizzativi”) e – di conseguenza – sull’attività dell’Organismo di Vigilanza (di seguito “OdV”).
Con la c.d. “Legge sul Whistleblowing”, dunque, sono stati definiti:
− gli aspetti di tutela del soggetto, come individuato dall’art. 3 della Legge sul Whistle-blowing, che effettua una segnalazione;
− gli obblighi degli Enti e delle Società in termini di divieto di atti ritorsivi e non discrimina-zione dei segnalanti e tutela della riservatezza degli stessi;
− la necessità della presenza di uno o più canali (con modalità informatiche) che consen-tano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
− la necessità di sentire sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015 prima di attivare i predetti canali di segnala-zione;
− le condizioni per l’effettuazione di una segnalazione esterna;
− il divieto di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione;
− la necessità di prevedere nel sistema disciplinare adottato ai sensi dell’articolo 6, comma 2, lettera e), del decreto n. 231 del 2001 sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti di cui al comma 1 dell’art. 21 della Legge sul Whistleblowing.
II.- Introduzione al Whistleblowing
Il “whistleblowing” è la segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, un rischio o una situazione di pericolo che possa arrecare
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danno all’azienda/ente per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini, e qualunque altra categoria di soggetti.
La Società, che è sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni per consentire ai soggetti individuati dalla legge di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato ivi incluse le violazioni del Codice Etico ovvero del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del d.lgs. 231/01.
La Legge sul Whistleblowing individua:
− i soggetti che possono attivare una segnalazione;
− gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, nonché i requisiti che le segnalazioni devono prevedere per poter essere prese in considerazione;
− le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla rice-zione delle segnalazioni;
− il processo di istruttoria ed eventualmente di investigazione nel momento in cui viene effettuata una segnalazione;
− la garanzia della riservatezza e della protezione dei dati personali del soggetto che effet-tua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato e dei dati contenuti nella se-gnalazione;
− il divieto di ritorsioni ed il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto segnalante
III.- Oggetto
Scopo del presente documento è rappresentare le modalità operative per la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.
Nel campo di applicazione della procedura non sono invece ricomprese le fattispecie escluse dalla Legge sul Whistleblowing, tra cui:
a) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pub-blico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchica-mente sovraordinate;
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b) segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;
c) segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
IV.- Obiettivi
Scopo del presente documento, è quello di far emergere episodi di illiceità o irregolarità all’interno della Società, chiarendo e rendendo agevole il ricorso alla segnalazione da parte del segnalante e rimuovendo eventuali fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto. L’obiettivo della procedura è dunque, da una parte, quello di fornire al segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di informarlo circa le forme di tutela e riservatezza che gli vengono riconosciute e garantite.
V.- Dipartimenti e soggetti coinvolti
Gli uffici e le funzioni coinvolti nelle attività previste dalla presente procedura sono:
− direzione Legale;
− direzione Risorse Umane;
− organismo di Vigilanza (di seguito “OdV”) istituito ai sensi del d.lgs. n. 231/01;
− tutti i destinatari del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01 che possono effettuare segnalazioni di condotte illecite, rilevanti ai sensi del decreto 231/2001 e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione della Società, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.
VI.- Descrizione della procedura
a) oggetto e requisiti della segnalazione
Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:
− attraverso l’add-on My Whistleblowing al software My Governance, quale canale
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alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa (di seguito, il “Software”) come descritto in allegato 1
− in forma cartacea, attraverso la predisposizione di una cassettina dove poter indirizzare le segnalazioni.
La Società potrebbe prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate1, e rese con dovizia di particolari, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, in-dicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).
La segnalazione – anche quella non anonima – deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile.
Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:
– una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
– le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
– le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
– gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
– l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
– ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Affinché una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante può non es-sere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.
1 Una segnalazione può ritenersi circostanziata se consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione (ad es.: l’illecito commesso, il periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell’illecito, la società/divisione interessata, le persone/unità coinvolte, l’anomalia sul sistema di controllo).
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Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.
È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.
VII.- Gestione delle segnalazioni
Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:
a) protocollazione e custodia;
b) istruttoria;
c) investigazione e comunicazione dell’esito;
d) archiviazione.
a) Protocollazione e custodia
Nel caso la segnalazione avvenga tramite il Software, sarà il Software stesso a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.
Nel caso di comunicazioni cartacee o con altri mezzi, ricevuta la segnalazione, il Dott. Gabola, quale organo competente alla gestione delle segnalazioni, attraverso la sua segreteria, assegna al segnalante uno specifico ID alfanumerico e procede a protocollare su un registro infor-matico e/o cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare:
– giorno e ora;
– soggetto segnalante ;
– oggetto della segnalazione;
– note;
– stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).
b) Istruttoria
L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine il responsabile delle segnalazioni valuta i contenuti effettuando un primo screening. E, dunque,
– laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione
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immediata;
– laddove la segnalazione non sia ben circostanziata richiede, laddove possibile, ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine questa viene archiviata;
– in caso la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti procede con le fasi dell’istruttoria.
c) Istruttoria e comunicazione dell’esito
L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnalatore e sull’oggetto della segnalazione.
L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive.
Di ogni investigazione, il soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno:
All’esito delle investigazioni, quando riscontri l’infondatezza della segnalazione ricevuta, l’organo interno preposto alla gestione delle segnalazioni procede all’archiviazione della segnala-zione e, ove possibile, ne da comunicazione al segnalante.
Nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, invece, saranno informati i responsabili aziendali affinché possano intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e/o correttive.
d) Archiviazione
Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza e situato presso l’ufficio della segreteria del Responsabile “Whistleblowing”, accessibile alle sole persone appositamente autorizzate ed all’uopo istruite.
Tutta la documentazione sarà conservata, salvi gli ulteriori termini di legge nei casi espressamente previsti, per 10 anni dalla data di chiusura delle attività.
Ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, viene tutelato il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.
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VIII.- La tutela del segnalante
L’intero processo deve comunque garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.
A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di mec-canismi volti alla tutela del segnalante non anonimo, prevedendo:
a) la tutela della riservatezza del segnalante;
b) il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante.
a) la tutela della riservatezza del segnalante
L’utilizzo del Software adottato dall’Istituto Polidiagnostico D’Agosto S.r.l. garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo il responsabile nominato può accedere alla segnalazione.
In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i destinatari, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID ano-nimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comu-nicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.
Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato:
− se i fatti addebitati fossero fondati su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla se-gnalazione, anche se conseguenti alla stessa, l’identità del soggetto segnalante non potrà essere rivelata;
− se i fatti addebitati fossero fondati in tutto o in parte sulla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata al/ai soggetto/i coinvolto/i dalla segnalazione stessa, ove ricorrano contemporaneamente due requisiti:
○
il consenso del soggetto segnalante;
○
la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del se-gnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.
b) Il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante
Il soggetto segnalante non potrà essere sanzionato, licenziato o sottoposto a qualsiasi misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.
Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro, eventuali modifiche delle mansioni o della sede di lavoro ed ogni altra modifica peggiorativa delle condizioni di lavoro che si ponga come forma di ritorsione nei confronti della
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segnalazione. Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per aver ef-fettuato una segnalazione deve darne notizia circostanziata all’OdV della Società.
Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può agire in giudizio nei confronti dell’autore della discriminazione e anche nei confronti della Società – qualora la Società abbia partecipato attivamente alla discriminazione. Si tenga conto che, in tal caso, la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, la Società a dover dimostrare che la modifica delle condizioni di lavoro del segnalante non traggono origine dalla segnalazione.
IX.- Infrazione della procedura
La mancata osservanza della presente procedura comporta per i dipendenti della Società la possibilità di applicazione del Sistema Disciplinare della Società, in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.
